ERP systémy jsou navržené k tomu, aby vám co nejvíce usnadnily řízení celé společnosti a vašim zaměstnancům každodenní práci. Dokážou zastat řadu pracovníků, automatizují, dávají přehled, pomáhají rychle rozhodovat… zkrátka šetří čas v mnoha ohledech. Pojďme se podívat na konkrétní příklady, jaká kouzla s časem dokáže ERP systém Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Pracujete rychleji a efektivněji
Propojení kolegové, sjednocená data
Jakékoli oddělení a jakákoli pracovní pozice si najdou v ERP systému modul a funkce, které jim ušetří čas a usnadní práci. Jakmile si společnost pořídí ERP systém, nepotřebuje různorodé softwary, jako je například účetní systém, výrobní software nebo systém pro skladové hospodářství – podnikový informační systém je zastoupí všechny. Používá jej celá společnost. Data jsou tak na jediném místě, vždy aktuální a bez duplicit.
Co to přináší?
rychlejší rozhodování
Často stojíte před důležitým rozhodnutím a limituje vás čekání na manuálně zpracované reporty o aktuální situaci? ERP systém vám významně usnadní práci. Stačí zapnout vaši domovskou obrazovku a vidíte přesné přehledy v reálném čase, přizpůsobené na míru pro vaši pracovní pozici. Pokročilý reporting a detailní analýzy případně nabídnou Business Inteligence nástroje integrované se systémem. Už nemusíte na nikoho čekat – rozhodujte pružně a informovaně, kdykoli je třeba.
plynulost
ERP systém propojuje všechna firemní odvětví a provazuje procesy. Tím významně šetří čas strávený nad zbytečnou administrativou a komunikací. Příklad? Představme si, že obchodníci uzavřou zakázku, kterou vloží do systému. Obchod je automatickým fakturováním ihned propojen s účetním oddělením. Po vyplnění informací o prodeji jdou data dále do marketingového týmu, který je může zpracovat. Záleží jen na vás, jak své procesy budete chtít nastavit a automatizovat – vše je možné nastavit na míru.
Největší pomocník? Automatizace!
Automatizace přináší spoustu pozitiv. Nejen úsporu času, ale také zvýšení produktivity, systémovou standardizaci procesů a v nich mnohem méně chyb. To, co běžně musela vykonat lidská ruka a někdy třeba s překlepem, je nyní řešeno funkcí, která daný úkol splní namísto člověka. Mnohdy odpadá i nutnost kontrol a korekcí dat.
Kde se automatizace nejčastěji využívá?
Rychlé účtování
Dostáváme se k bodu, který se týká každé firmy – proto bývá i nejvíce oceňovaný. Business Central dokáže významně zefektivnit účtování a s fakturami umí učiněné divy. Elektronické faktury sám stáhne, označí chyby k vyřešení, případně přímo zaúčtuje, pokud je vše v pořádku. Eliminuje se tak množství chyb, které při ručním zpracování údajů snadno vzniknou, a samozřejmě se celý proces značně zrychlí. Kouzlo spočívá v elektronické výměně dat – dva softwary si v předem definované podobě (například .xml) zasílají dokumenty a jsou schopné je zpracovat. Business Central v určeném intervalu, třeba 15 minut, kontroluje příslušnou složku, kam druhý software dokumenty zasílá, a dále si je zpracuje.
Existují také nástroje, které je možné s ERP systémem propojit a získat tak další funkcionality. Kupříkladu nástroj OCR dokáže převést PDF formát faktur do strojově čitelné podoby a zapsat údaje do předem stanovených polí v Business Centralu. Systém pak může faktury zasílat předem určeným uživatelům ke schválení.
Schvalování bez průtahů
A v tématu schvalování budeme pokračovat. I tento proces je totiž možné automatizovat. Pokud má faktura schvalovací proces, je nutné ji odeslat na schválení. Systém se podívá do nastavení procesu a určí prvního schvalovatele. Ten fakturu schválí a nemusí přemýšlet, komu ji má přeposlat – systém ji sám předá dalšímu schvalovateli. Jakmile fakturu schválí poslední povolaný uživatel, systém fakturu vydá.
Automatické systémové naskladnění
Máte sklad? I zde vám automatizace ubere kus práce. Systém totiž můžeme propojit se čtečkami čárových kódů. Jakmile vám dorazí nové zboží, stačí vzít čtečky do rukou a vše zařadit na své místo. Stav zásob na konkrétních lokacích se v reálném čase aktualizuje v ERP systému. Pokud začnou zásoby docházet, systém plánovači navrhne podle plánovacích parametrů výrobní zakázku či nákupní objednávku pro jejich doplnění.
Připojte se kdykoli a odkudkoli
Stolní počítač, notebook, tablet, telefon… Připojte se na jakémkoli zařízení, ať už jste kdekoli, a pracujte se svými daty. Stačí jen připojení k internetu.
Vymezení přístupů neomezuje!
V Business Centralu má každý uživatel přístup k datům, která potřebuje ke své práci. Je možné nastavit oprávnění i k jednotlivým úkonům. Omezení přístupu zvyšuje bezpečnost, ale také urychluje práci – zaměstnanci nejsou zbytečně zahlceni informacemi, se kterými nepracují a nepotřebují je znát. Minimalizuje se i čas strávený tvorbou reportů.
V méně lidech obsloužíte více zákazníků
Automatizace zastoupí několik pracovníků
Díky již zmíněné automatizaci podnik ušetří i na výplatách. Především mnohá účetní oddělení s ERP systémem zanikají, případně jejich zaměstnanci nachází ve firmě jiné uplatnění, a veškerou práci dokáže obsloužit i jediná účetní. Mezi naše klienty patří mimo jiné společnost s 10 000 zaměstnanci a i zde stačí na veškerou práci pouze 2 účetní, které se vzájemně zastupují.
S více informacemi lepší zákaznický servis
Dynamics Business Central funguje jako cenná databáze znalostí o vašich zákaznících. Každý z nich má v systému vlastní kartu a v ní všechny informace, které jste o něm kdy zjistili. Od adresy a fakturačních údajů přes zásadní finanční data až po poznámky, které víno rád pije nebo jaká je jeho oblíbená restaurace. Vidíte, jak vypadá i kolik je mu let. Během chvilky víte, jaké obchody mezi vámi proběhly, jaký zisk vám klient přinesl nebo jaký má vůči vám dluh. To vše vám šetří čas, ale také pomáhá k lepšímu zákaznickému servisu a relevantním reakcím na požadavky klienta.
Chcete také šetřit svůj čas?
Rádi vám ukážeme, jak konkrétně může ERP systém zefektivnit procesy ve vaší společnosti.
Ozvěte se našemu konzultantovi
Sebastian Benna
Solutions Consultant
sbenna@onpointserv.com
Autoři článku: Lenka Kovářová, Sebastian Benna