Jednotný systém pro celé 

KENTICO

Kentico snad ani není třeba představovat. Česká softwarová společnost s pěti pobočkami v zahraničí sbírá na poli content managementu úspěchy a mezinárodní ocenění už od roku 2004. A nám je ctí, že od roku 2019 patří k našim stálým klientům.

Všechny pobočky Kentico dnes díky nám používají D365 Business Central – a ve vší spokojenosti! Implementaci ale předcházela řada obav. Proč společnost s pořízením ERP systému váhala? Jak proces zavedení systému a sžívání s ním probíhal? A co vše přinesl? To vám spolu s námi povypráví Gabriela Jakabová, Chief Operations Officer v Kentico.

20220611175044_JS1_3617.jpg

2019

startujeme spolupráci

od 2020

na Business Central

6

poboček v jednom systému

37

uživatelů
systému

„Práce s pěti lokálními systémy byla složitá“

 

Psal se podzim roku 2019 a my dorazili na první schůzku s vedením Kentico. Bavili jsme se o jejich situaci, procesech a dali dohromady seznam jejich zásadních potřeb:

  • Každá z našich poboček používá jiný, lokální systém. Rádi bychom to sjednotili.

  • Chceme jednoho poskytovatele pro všechny pobočky, který má zkušenost s implementacemi v ČR i zahraničí.

  • Rádi bychom nový ERP systém propojili s naším CRM systémem.

  • Naše pobočky spolupracují s různými bankami. Spolu se zavedením ERP systému chceme vybrat jednu banku a tu s ním propojit.

  • Potřebujeme optimalizovat reporting.
     

První bod byl nejdůležitější. „Každá pobočka využívala lokální účetní systém a data nebyla v jednotném formátu. Dávali jsme je dohromady pomocí Excelu a pak migrovali do datového skladu. Z něj jsme pak tvořili reporty. Nevýhod bylo víc. Celková roztříštěnost, zdlouhavé a nejednotné procesy, poměrně vysoká chybovost, náročná kontrola, jestli je vše správně zaúčtováno a zavedeno do systému,“ vyjmenovává Gabriela Jakabová.

Probrali jsme také konkrétní přínosy, které jim Business Central může přinést. O konkurenčních produktech už měli nasbírané informace i zkušenosti ze schůzek s dodavateli. „Používáme další produkty od Microsoftu, včetně CRM systému, proto byl Business Central od začátku jednou z možností. Po porovnání s konkurencí nám připadal méně robustní, přehlednější a méně náročný na implementaci. Už v základu je poměrně dobře řešený,“ říká Gabriela.

„Implementace je jako rekonstrukce domu – náročná, ale stojí za to“

 

Tak jako řada jiných firem, i Kentico se k zavedení ERP systému dlouho odhodlávalo. Proč? „Implementace je velký projekt, třeba jako rekonstrukce domu. Chcete mít vše nové a pěkné, ale představa té rozbořené fáze, investovaného času a práce je odrazující,“ vysvětluje Gabriela.

To ale nebyla jediná obava. V Kentico jsou vždy na prvním místě zaměstnanci. Pro vedení tak bylo zásadní, aby se změnou souhlasili, dokázali ji přijmout a se systémem se dobře sžili.

Jak jsme si s tím poradili?

„Do roka a do dne…“

 

Základním stavebním kamenem každé úspěšné implementace je poctivý projektový plán. Rozvrhli jsme si podrobnou časovou osu, jak budeme u jednotlivých poboček postupovat. Česká republika logicky hrála prim, následovaly Anglie a Nizozemí a v poslední vlně jsme implementovali v Americe, Austrálii a Německu.

Během jednoho kalendářního roku byl Business Central spustěn ve všech zemích, k tomu skvěle šlapala rozsáhlá integrace se Citibank i s firemním CRM.

Při otázce, jak celou implementaci hodnotí, odpověděli Gabriela i náš ředitel Petr stejně: „Kladně!“

A jak jsme zajistili, aby se Kentico se systémem co nejlépe sžilo? Kromě série školení jsme posadili přímo do Kentico týmu naši konzultantku Lucii, která mu byla v prvních týdnech oporou a na místě řešila všechny nejasnosti. „Nejvíc pomohlo, že jste nás neškolili zbytečně brzo předem a že tu s námi byla Lucka a nemuseli jsme nahánět někoho přes chat nebo telefon.“

„Ve finále myslím, že s vámi celý proces bolel méně, než by bolel s jiným dodavatelem, a projekt byl ve výsledku úspěšný,“ shrnuje Gabriela.

cb27500d-79a5-4dd6-951e-932c3a5096dd.png
Onpoint-modrá-transparent.png

reference

Mám z vás pocit, že je pro vás každý zákazník zajímavý a není to pro vás jen práce. I Petr jako zakladatel společnosti osobně vidí do každého projektu – to není u implementačních firem běžné.

Nikdy se nezastavíte u našeho zadání. Vždy se nejdřív snažíte pochopit naši potřebu, pak řeknete svůj pohled na věc a navrhujete řešení tak, aby co nejvíce pomohlo. Neřeknete „Tak zde to máte, takhle to funguje, na shledanou.“ Dáváte produktu přidanou hodnotu.

„Vše je teď jednotné, jednodušší a rychlejší“

 

Poprosili jsme Gabrielu, aby shrnula, jaké přínosy celého řešení jsou pro ně nejdůležitější.

1

Procesy

„Máme jednotný přístup k datům všech poboček a lepší přehled. Procesy jsou teď jednodušší, unifikované, máme nad nimi větší kontrolu. Vše má zkrátka štábní kulturu.
Třeba to výrazně usnadnilo audity – není potřeba poskytovat přístupy do spousty systémů, stačí jeden, kde je přístup ke všem dokladům.

Ostatně, možnost snadno prezentovat data navenek a rychle je ověřovat nabyla na důležitosti i v momentu, kdy se do dalšího rozvoje firmy zapojili investoři.“

2

Účetnictví a propojení s bankou

„Když jsme se rozhodli pro ERP systém, rovnou jsme přešli i pod jednu banku, která je teď stejná pro všechny pobočky. Díky tomu teď hlavní operace a fakturaci pro všechny země děláme z Česka, zatímco dříve vše řešily lokální účetní. Šetříme tak náklady za externí firmy a máme plnou kontrolu nad transakcemi.

Navíc se zjednodušily procesy. Už vůbec nemusíme zapínat internetové bankovnictví. Výpisy se denně automaticky stahují do systému a faktury se párují s příchozími platbami, i platby odesíláme přímo z Business Centralu bez přihlášení do banky. Také v systému vidíme zůstatky na všech bankovních účtech.“

3

Business Central & CRM

„Díky integraci Business Centralu s naším CRM funguje zpětná kontrola. Dřív se nám dělo, že obchodník udělal v systému změnu, ale neřekl to finančnímu, takže účetní to nereflektovaly na své straně. Tím, že jsme integraci provedli, se změny propisují a data jsou jednotná. Máme teď jistotu správnosti i u rejstříků, není teď možné splést se v IČ, v adrese a podobně, protože Business Central hned upozorní na každou chybu.“

4

Reporting

„Díky Business Centralu jsou teď data jednotná a výrazně jednodušeji se konsolidují napříč všemi entitami. Máme k nim vytvořené i nástavby, kdy jsme schopni data konsolidovat automaticky. Opět velká úspora času a hladší proces.“

Konec? Kdepak!

 

#BudoucnostJeVCloudu…

20220611174410_JSH_8133.jpg

A jaký další krok bude  správný pro vás?

ZJISTĚTE VÍCE INFORMACÍ
Business-Central.png