Ředitelé, chcete mít na dovolené klid i přehled? Vezměte s sebou ERP v mobilu

On Point Services
Jul 9
4 min read

Léto – slunce hřeje, moře šumí a vy konečně máte pár dní volna. Práci byste nejradši hodili za hlavu, ale jako majitelé firem, jednatelé nebo CFO úplně vypnout nemůžete. Odpovědnost za tým, cash flow a klíčová rozhodnutí nezmizí s letenkou na Kanáry.

Naštěstí si můžete přehled o dění ve firmě zabalit do kufru stejně snadno jako pas. ERP systém M icrosoft Dynamics 365 Business Central vám umožní užít si chvíle odpočinku bez obav a s jistotou, že věci běží, jak mají. Díky mobilní aplikaci máte vše na dosah odkudkoli. A když se objeví nečekaná situace? Stačí pár kliknutí a můžete se vrátit ke svému vychlazenému drinku.

Více o Business Central

Firma pevně v rukou – kdekoli na světě

V Business Centralu může mít každá pracovní role svoje personalizované zobrazení domovské obrazovky. Stačí si přizpůsobit Centrum rolí podle sebe a hned po přihlášení vždy uvidíte data, která ke své práci potřebujete. Třeba stav bankovního účtu, aktuální tržby, nezaplacené faktury, přehled objednávek – cokoli podle vašeho výběru. A pokud využíváte Power BI, v mobilní aplikaci Business Centralu si rovnou nosíte také interaktivní dashboardy s klíčovými ukazateli.

Takže ať už jste na chatě u Mácháče, nebo v restauraci s výhledem na Indický oceán, kompletní přehled máte vždy v kapse. Stačí vám internetové připojení a svá data v Business Centralu vidíte během lusknutí prstu. I to je síla cloudového řešení.

🌴 V praxi: CFO strojírenské firmy během dovolené dostane upozornění na pokles zůstatku na účtu. Otevře Business Central, rychle zkontroluje cash-flow forecast a kolegům v pár krocích zadá pokyn k odložení méně naléhavé platby. Pak už jen stačí vrátit se k té správné stránce v knížce.

💡 A nebo – co to zjednodušit ještě víc? Stačí před dovolenou nastavit priority dodavatelů. Při generování platebního příkazu pak stačí systému zadat částku, kterou má na dané období k dispozici. Business Central podle nastavených priorit navrhne, které faktury uhradit a které odložit. Ale pozor, i tuto chytrou funkci je potřeba čas od času zkontrolovat. Systém by mohl mít tendenci opakovaně přeskakovat dodavatele s nižší prioritou. Na vašich 10 dní dovolené to ale zvládne s přehledem.

Kancelář v plážové tašce: Business Central na mobilu

Notebook patří do kanceláře, ale mobil nebo tablet máme u sebe všichni. Díky aplikaci pro iOS a Android můžete pár ťuknutími vyřídit důležitý požadavek, ať už čekáte na let, sedíte ve vlaku nebo se opalujete u hotelového bazénu.

Bez složitého připojování přes VPN nebo IT podpory stačí otevřít aplikaci a můžete:

› schválit fakturu nebo nákupní požadavek,

› zobrazit detail zákazníka či objednávky,

› poslat report e-mailem.

🌴 V praxi: Vedoucí výroby středně velké firmy je na výletě ve Florencii, když v tom mu v kapse cinkne upozornění na čekající schválení objednávky surovin. Otevře Business Central, ověří rozpočet a v několika kliknutích objednávku odsouhlasí. Výroba pokračuje bez zdržení a on se v klidu vrátí ke svému espressu.

Dočasné workflow a mimořádná schvalování

Něco zvládne schválit kolega, ale některé věci musí zůstat na vás? Business Central umožňuje nastavit schvalovací procesy na míru – podle výše částky, typu dokladu nebo třeba konkrétní pobočky. Schválení lze provádět přes webovou i mobilní aplikaci. Notifikace vás přitom upozorní e-mailem nebo přímo v aplikaci, takže žádný úkol nezapadne.

Zajímavá je i možnost nastavit dočasné zástupy. Takže pokud víte, že budete několik dnů kompletně offline, stačí schvalování přesměrovat na někoho z kanceláře. A kdyby zástupce přeci jen nereagoval, po nastavení se aktivuje eskalační pravidlo, které žádost automaticky přesune k dalšímu schvalovateli.

🌴 V praxi: Manažer logistiky si před odletem na rybářskou výpravu do Norska nastaví v systému zástupce. Během jeho nepřítomnosti běží všechny procesy hladce – jediný dokument, který si nechá přesměrovat na sebe, je mimořádně velká zakázka. Tu schválí ještě cestou na letiště a pak už se soustředí jen na prut a vodní hladinu.

Kouzlo automatizace: Zatímco vy odpočíváte, systém pracuje

Díky propojení Business Centralu s Power Automate můžete snadno nastavit automatizace, které ušetří čas a ohlídají klíčové procesy za vás.

› Každé ráno vám může do e‑mailu přistát aktuální report o objednávkách a stavu skladu.

› Systém vás také automaticky upozorní na neobvyklé pohyby ve skladech, nezaplacené faktury nad určitou částku nebo třeba překročení rozpočtu.

› Naplánované úlohy, jako je denní export faktur do PDF, odesílání upomínek klientům nebo synchronizace s bankou, také běží automaticky.

I když jste mimo kancelář, máte jistotu, že o rutinní úkoly je postaráno – a to aniž byste přidělávali práci kolegům.

🌴 V praxi: Finanční ředitel středně velké firmy má v Business Centralu nastavené automatické reporty o cash flow. Během dovolené v Portugalsku si každé ráno u snídaně otevře e‑mail s přehledem, zkontroluje čísla – zbytek dne už si dělá starosti jen s tím, jestli budou dost vysoké vlny.

Tipy před odjezdem: Co nastavit, než zabalíte kufry

Abyste mohli odjet s čistou hlavou, vyplatí se pár věcí připravit předem. Než vyrazíte, je dobré:

› zkontrolovat a případně aktualizovat přístupová oprávnění (zejména u zástupců),

› nastavit dočasné přesměrování schvalování,

› aktivovat automatická upozornění (např. při poklesu zůstatku nebo překročení rozpočtu),

› otestovat mobilní aplikaci (pokud ji běžně nepoužíváte).

A jestliže se mimo kancelář chystáte na více týdnů, zvažte možnost otestovat nová workflow a úpravy v sandboxu.

Technologie jako cesta k více offline času? Jasně!

Pojďme závěrem trochu převrátit perspektivy. Právě jste si přečetli, jak mít procesy ve firmě pod kontrolou odkudkoli. Kolikrát jste si ale místo míče na pláži přepinkávali e‑maily s „neodkladnými” požadavky nebo úzkostně kontrolovali aktuální čísla?

Business Central v mobilu není další aplikace, která vám bere soukromí. Naopak – vrací vám balanc a svobodu. Odjíždět budete s vědomím, že o důležitém víte včas, a jistotou, že vše ostatní můžete vypustit. Kontrolovat mobil každou hodinu nebude potřeba. Stačí jednou denně. I tak máte jistotu, že o opravdu urgentním problému budete vědět hned.

Tak šťastnou cestu a krásnou dovolenou! Ať už ji trávíte kdekoli.