Říká se, že kdo neměří, ten neřídí. My přidáme ještě jednu poučku – kdo neplánuje, ten neroste. ERP systém pro plánování podnikových zdrojů je zásadním nástrojem pro finanční řízení společnosti. S čím vám může pomoci a proč se bez něj v budoucnu neobejdete?
Ať už jste CEO, nebo finanční ředitel, s největší pravděpodobností vás zajímá hlavně finanční modul. Nejpodstatnější funkcí je rozpočet a jeho sledování, porovnávání plánů a skutečností. Rozpočtů si můžete vytvořit vícero a v nich pak můžete sledovat jednoduchou rozvahu, ale i pokročilejší funkce, jako
odhad příjmů,
výnosy a náklady,
faktury od klientů,
pohyb tržeb v reálném čase
a plnění plánu pro daný časový úsek nebo středisko.
Hlavně mít v pořádku rozpočet…
Pro finanční ředitele je alfou a omegou budget. Stává se, že se průběžně mění a aktualizuje, a proto je třeba roční rozpočet upravovat například každý měsíc. Je to mravenčí práce, která vás dokáže zdržet od jiných úkolů. S ERP systémem je to jiná káva. Nastavíte si, že například do února daného roku chcete vidět skutečnost a v dalších měsících už předpokládaný plán. Jednoduše si tak ověříte, zda první dva měsíce souzní s plánem a případně podle toho upravíte představy pro další období.
… a cash flow
Na stejné úrovni důležitosti jako budget je cash flow. Potřebujete o něm mít neustálý přehled, abyste věděli, jaké finanční pohyby očekávat a kolik máte likvidních prostředků k dispozici. Finanční modul pracuje s reálnými daty, ale umí započíst i vaše odhady nebo ručně zadané údaje. Místo ručního zadávání můžete využít AI technologii, která vám pomůže například nastavit pravidelný výdaj na nájem.
Další funkcí, kterou ředitelé oceňují, je možnost sledování oblíbených bankovních účtů a pohyby na nich. Zároveň můžete sledovat vývoj měn, přičemž se data pro aktuální kurz denně aktualizují dle České národní banky.
Pohoda. Mám to zautomatizované
Některé firmy místo ERP systémů volí účetní systémy, cash flow softwary a excelovské tabulky. Dříve nebo později ovšem narazí na limity, protože jednoduché nástroje nemají jednoznačnou evidenci. Musíte si ohlídat, které faktury jsou vystavené, zaúčtované, zaplacené nebo po splatnosti. Oproti tomu ERP systém je skrze automatizaci mnohem jednodušší. „Představte si situaci, kdy máte měsíčně 200 faktur po splatnosti. ERP zvládne poslat upomínku automaticky,“ vysvětluje Petr Kupka, ředitel On Pointu. Život vám ulehčí také párování s bankou, výkaznictví a automatické generování položek DPH na základě přednastavených údajů.
Přehled ve všech dimenzích
Běžný účetní systém vás bude limitovat nejen svou evidencí, ale také omezeným množstvím dimenzí. Většina softwarů vám nabídne 2 až 3 dimenze. V Business Centralu jich máte k dispozici osm. Díky tomu si můžete společnost dělit podle středisek nebo oblastí a efektivně sledovat čerpání rozpočtu každé dimenze. Zároveň můžete dimenze mezi sebou porovnávat a mít přehled o tom, které středisko je výdělečnější.
Systém, který zvládne vaše tempo
Jedním z důvodů, proč společnosti volí méně sofistikované systémy, je obava z vysokých nákladů na pořízení ERP systému. Možná vás příjemně překvapí, že využívání Business Centralu váš rozpočet nijak zásadně nezatíží. Naopak, čím dříve ho implementujete, tím výhodnější to pro vás nakonec bude. Pokud vás aktuální účetní software vychází na 6000 korun ročně, ERP vás může stát zlomek za jednoho uživatele. Začínající firma většinou nepotřebuje žádné úpravy na míru, pouze zaškolení. Zároveň se nemusíte obávat, že systém někdy přerostete – vždy se vám přizpůsobí.
Máme plán
Pokud se rozhodnete pro přechod na ERP systém později, bude to větší investice, ale ušetří vám spoustu starostí a komplikací do budoucna. Při migraci fungující firmy používáme tzv. waterfall model:
Navštívíme vás osobně na pracovišti a uděláme diagnostiku vašich potřeb a stávajících systémů.
Vytvoříme návrh projektového plánu a prvotní cenovou nabídku.
Pokud vaše firma souhlasí, pokračujeme analýzou, následně implementací a migrací dat.
Potom nás ještě čeká školení a fáze „go live“, kdy spouštíme ERP systém a zároveň necháváme první měsíc funkční i vaše stará řešení, abyste si mohli porovnat, zda vše šlape podle vašich představ.
Chcete mít jistotu, že vyberete dobře?
Ať už jste malá, střední, nebo dynamicky rostoucí firma, najdeme pro vás vhodné řešení. Jsme poskytovatelem Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ozvěte se našim konzultantům a my vám navrhneme termín nezávazné konzultace.
Sebastian Benna
Solutions Consultant
sbenna@onpointserv.com
Autoři článku: Kristina Sverkunová, Sebastian Benna