top of page

Technologická (r)evoluce
aneb ERP, CRM i reporting v

MOROSYSTEMS

Jsou našimi klienty a vlastně i kolegy na softwarovém trhu. Zatímco v On Pointu se ale soustředíme na podnikové informační systémy a produkty Microsoftu, parketou MoroSystems je vývoj webových aplikací a portálů nebo transakčních a informačních systémů v Java a Javascript. Kromě toho jejich týmy a know-how pomáhají v dalších firmách.
 
Naše cesty se protnuly díky akci komunity JIC, kde CFO MoroSystems Jan Rosenberg vyslechl přednášku našeho zakladatele Petra Kupky. Tohle setkání bylo katalyzátorem spolupráce, která vedla k přechodu firmy ze starého systému na Business Central. Jak to všechno probíhalo?

Snímek obrazovky 2023-11-09 v 12.16.22.png

Systém pro 3

účetní jednotky

Leden 2022

zahajujeme analýzy

Podzim 2022

začínáme implementovat

Jaro 2023

spouštíme systém

Už jsme toho společně stihli moc…

 

… Tak moc, že je tohle naše nejdelší případová studie. Bude nejlepší si ji rozporcovat, co říkáte?

Vyberte si kousek, který vás zajímá, nebo si skočte pro kávu a „dejte si“ celý příběh.

​

  1. Cenová dostupnost překvapuje

  2. Startujeme – výběrové řízení, cíle a výchozí stav

  3. Faktury a automatizace

  4. Klient se sžívá se systémem 

  5. Optimalizujeme procesy v účetnictví

  6. Propojujeme Business Central s bankou

  7. Vyvíjíme HR modul na míru

  8. Chystáme CRM systém pro Atlassian tým

  9. Implementujeme reportingový nástroj Power BI

  10. MoroSystems hodnotí spolupráci

„Business Central je dostupnější, než jsem předpokládal.“

 

Co bylo zásadním impulzem pro softwarovou změnu? MoroSystems končila doba podpory WS2008 na serveru – na něm běžel jejich účetní software Money S3. Stáli tak před rozhodnutím:
Přejít na nový server, ponechat si Money S3 a nastavit veškeré integrace znovu, nebo se rovnou poohlédnout po úplně novém řešení?

​

„O Business Centralu jsem přemýšlel už delší dobu. Dostal jsem ale radu, že jde o drahé řešení, které je mimo naše možnosti, tak jsem to zavrhl. O opaku mě přesvědčila až přednáška Petra Kupky na téma Plánování a reporting v Business Centralu,“ vzpomíná Jan Rosenberg, CFO MoroSystems. A bylo jasno – je čas investovat do něčeho komplexnějšího, s novými výhodami.

​

​

Výběrové řízení, reference… a start!

 

Nejprve jsme museli projít výběrovým řízením. V MoroSystems o nás už ale nějakou dobu věděli a měli nás v hledáčku. „Pamatuju si hlavní důvod, proč jsme On Point přizvali do výběrového řízení. Je to menší firma, která si váží každého klienta. Věděl jsem, že pro ně nebudeme jen další číslo v tabulce,“ otevírá zákulisí soutěže Jan Rosenberg. 

​

„Kromě toho mě oslovila reference z Kentico. Po přečtení případové studie na webu jsem se spojil s Gabrielou Jakabovou (Chief Operations Officer v Kentico), která mi potvrdila pozitivní zkušenost. Důležité pro nás bylo také to, že On Point měl historii s Atlassianem. Naším zásadním cílem je sledovat veškeré informace ohledně našich projektů na základě dat v Jiře. Proto jsem nepochyboval, že On Point bude správným partnerem pro naše potřeby,“ dodává Jan.

cena
start
BC COMP.png

Hlavní cíl  >  všechny funkce na jedno místo a do cloudu

 

Pro kvalitní základ projektu jsou zásadní vstupy a návrhy z obou stran. Nejprve jsme tak od MoroSystems dostali pečlivě zpracovaný seznam funkčních požadavků. Hlavní z nich zněl: Vše sjednotit do jednoho systému a přejít do cloudu. „V MoroSystems využívali několik programů najednou, aby pokryli své potřeby. Kromě Money S3 měli také Jiru, Confluence, na reporting využívali software Reporting.cz, do kterého museli ručně vkládat data. HR oddělení používalo systém OrangeHR, účetní oddělení zase mělo Orion na vytěžování faktur. Bylo toho hodně,“ vysvětluje Sebastián Benna, náš Solutions Consultant.

​

V reakci na seznam požadavků jsme navrhli ideální kroky a vytvořili diagram postupu. A pak už hurá do akce! Odstartovali jsme workshopy, kde jsme zanalyzovali komplexní stav, zjistili, co firmě vyhovuje a co dává smysl zachovat – a co naopak ne. 

​

Business Central + Continia = kouzlení s fakturami

 

Jakmile doběhly workshopy, přišel čas na implementaci a vývoj customizací. „Velmi jsme se těšili na automatizaci procesů. Například vystavování a vytěžování faktur. Ani jsme nevěděli, jak moc nám to pak v reálném fungování pomůže,“ říká Jan Rosenberg. 

​

„Dříve jsme používali Orion. Teď máme v Business Centralu Continii, kde se dají nachystat šablony a zároveň určit, které položky se mají z faktury vytěžit. Oproti původnímu systému mi vyhovuje, že si můžu šablony předchystat i s textem. Urychluje to práci,“ popisuje více do detailu Iva Šmerdová, účetní MoroSystems. „Orion teď využíváme jen pro archivaci, například když chceme dohledat doklady zpětně.“

​

​

Sžívání se systémem chvíli trvalo

 

Nové boty je vždy potřeba prošlápnout, než se v nich člověk cítí pohodlně a má z nich naplno radost. S přechodem na nový systém je to podobné. „Samozřejmě s novým řešením občas bojuju, zvykám si. Například vzhled faktur po vytěžení – zobrazují se černobíle. Až po zaúčtování se zobrazí vzhled původní faktury. Jednou za čas se stane, že se vloží účet bez lomítka a musím to upravit ručně. Na druhou stranu vidím velký přínos. Continia je součástí Business Centralu, narozdíl od Orionu. To znamená, že mám všechno v jednom systému a nemusím data vkládat do vícero míst,“ popisuje své zkušenosti Iva Šmerdová.

​

„Hlavně mi to práci výrazně ulehčilo! Třeba reverse charge jsem dříve musela zadávat ručně. Stejně tak kurzové rozdíly, které se teď řeší automaticky. Perfektní je vystavování faktur. Systém mi krásně nachystá podklady k fakturaci a já mám hotovo během pár minut. Abych to shrnula, pokud se Business Central naučíte využívat efektivně, zjednoduší vám to práci. Za mě je to hodně intuitivní. Nedávno jsme také dělali průzkum mezi kolegy a vyšlo nám, že většina hodnotí přechod na nové řešení velmi kladně,“ uzavírá Iva.

faktury
účto

Účetnictví podle české i slovenské legislativy

 

Věříme, že za kladným hodnocením stojí z velké části úsilí naší kolegyně Eleny Jákobové, která zastávala roli specialistky na účetnictví. „V první řadě jsem komunikovala s firmou, která pro MoroSystems řeší účetnictví. Identifikovali jsme problémy – například jsme museli vymyslet, jak evidovat zálohy za použití Continie a zároveň aby účtování nezpochybnili auditoři,“ popisuje svou roli Elena.

​

„Prioritou bylo také zavedení počátečních stavů k 1. lednu 2023, takže zpětně. Start byl totiž 1. 3. 2023. Účetnictví za první dva měsíce roku jsme tak přenášeli do Business Centralu a pak důkladně kontrolovali, že k 28. 2. 2023 vše sedí. Trochu jsme se zapotili při otevřených položkách a při importování přijatých a vydaných faktur. Chtěli jsme ale klientovi ulehčit práci, a proto přes to nejel vlak, veškeré účetnictví se muselo převést do Business Centralu. A to se nám povedlo!“

​

Posledním krokem bylo nastavení majetku. MoroSystems nestačil běžný souhrn a odpisy, ale potřebovali rozpis po jednotlivých rocích. Opět se to vyřešilo souběžným fungováním v obou systémech po dobu dvou měsíců. Jakmile jsme měli jistotu, že vše funguje, jak má, klient začal využívat čistě Business Central.

Mezitím jsme také řešili slovenskou pobočku, která nakonec funguje na české lokalizaci. Ta ale nemá přístupy do slovenských registrů a nezná slovenskou legislativu, proto jsme Business Central propojili se systémem Pohoda. Zároveň jsme v Business Centralu zohlednili „slovenská specifika“ – především při nastavení DPH.

účto 2

Trable s bankou vyřešila nová customizace

 

Velkou výzvou pro nás bylo vyřešit propojení Business Centralu s bankou. Ve standardní verzi se nestahovala aktuální data, jako jsou například variabilní symboly. Faktury proto nešly párovat automaticky. Problémem bylo také to, že banka generovala výpisy v různou dobu, jindy zase nebyly údaje nastavené správně přímo v bankovnictví.

​

„Nakonec jsme vyvinuli nové řešení, které denně stahuje výpisy z Gmail e-mailu klienta. Hodně jsme také komunikovali s bankou klienta, kde jsme měli přiděleného specialistu, se kterým jsme mohli konzultovat všechny naše požadavky. Díky tomu se vše vyřešilo poměrně rychle,“ vysvětluje náš konzultant Tomáš Kroupa.

​

​

HR modul na míru zvládne i online podpisy

 

Klientovi jsme také vyvinuli HR modul na míru, který umí evidovat zaměstnance, hlídat smlouvy, pracovní poměry, jejich historii a umožňuje HR oddělení provádět hloubkové analýzy. „Je to užitečná funkce, která umožňuje například sledovat fluktuaci lidí pod konkrétním manažerem – ačkoliv toto určitě není případ MoroSystems. Zároveň modul umí například pracovat se scénářem, kdy zaměstnanec ukončí smlouvu – například odjede na Erasmus – a po nějaké době nastoupí zpět do firmy. V běžném HR systému by neměl žádnou historii. V našem modulu HR vidí, jakou pozici vykonával, za jaké ohodnocení a jak dlouho s firmou spolupracoval. Další šikovná customizace je možnost automaticky vytvořit a vyplnit dodatek ke smlouvě, například při navýšení platu,“ popisuje zevrubně modul Sebastián.

​

„Z legislativních důvodů zatím bohužel není možné podepisovat pracovní smlouvy on-line. Náš modul ale e-podepisování umí – díky integraci DocuSign – a klient ho může využít například při podpisu hmotné odpovědnosti. Jakmile se legislativa změní, Moro může ihned začít podepisovat smlouvy na dálku, bez nutnosti dalších úprav modulu,“ dodává Sebastián Benna. 

​

​

CRM systém vládne automatizací

 

Atlassian tým potřeboval CRM systém, který mu umožní:

  • mít perfektní přehled o klientech,

  • automaticky generovat nabídky na licence,

  • snadno vystavovat a přijímat faktury

  • a upozorní na neuhrazené pohledávky.

 

Šlo to? Šlo! Vytvořili jsme takový CRM systém jejich týmu na míru.

Atlassian divize také využívá nástroj Microsoft Power BI, který se skvěle doplňuje s Business Centralem. Pomáhá jim lépe analyzovat, jaké projekty přináší zisk a do kterých se naopak nevyplatí investovat čas. Pojďme si o něm povědět víc.

banka
HR modul
CRM

Power BI pro lepší reporting

 

Microsoft Power BI je profesionální reportingový nástroj, který máme v produktové nabídce. Abychom si ujasnili, které jeho funkce v MoroSystems potřebují, požádali jsme je o nasdílení reportů, které pravidelně využívali. Analyzovali jsme také jejich původní řešení od Reporting.cz a zjistili, co jim na něm vyhovovalo a co ne. Pak už se oddělení Controllingu mohlo těšit na první reporty.

​

Hotovo? Kdepak! Získali jsme zpětnou vazbu na první reportové vlaštovky a podněty zapracovali. Kromě celkové funkčnosti jsme se zaměřili i na detaily – třeba na barevné úpravy. „Kamila Burgerová, Financial Controller z MoroSystems, chtěla mít možnost dělat drobné změny sama. Kromě zmíněných barev grafů chtěla například vytvářet vlastní filtry na dimenze. Připravili jsme pro ni proto školení. Klientovi to šetří čas i peníze, jelikož úpravy teď zvládnou in-house,“ doplňuje Sebastián. 

​

Power BI jsme poté implementovali i pro HR oddělení, aby personalisté mohli sledovat například poměr vývojářů na každé pobočce.

​

power bi
Power BI

Je to hlavně o lidech

 

Celý projekt by nemohl proběhnout bez úzké spolupráce s týmem MoroSystems. Jana Sekaninová, Delivery Manager, byla také vedoucím projektu implementace. „Nebyla jsem u prvních schůzek, ale oslovil mě Jan Rosenberg, abych posouvala projekt kupředu a dohlédla na termíny a dohody. Z naší spolupráce bych vyzdvihla hlavně to, jak jsme si lidsky sedli. Tým z On Pointu pravidelně docházel k nám do kanceláří, časem měli dokonce vlastní vstupní čipy. Strávili s námi hodně času a věnovali se nám na maximum. Když byl nějaký problém, mohla jsem se ozvat konzultantům nebo přímo Petrovi. Časem jsme si také stanovili pravidelné konzultace, abychom měli větší přehled nad procesem,“ vypráví Jana. 

​

A my za společný čas, skvělou spolupráci i trpělivost moc děkujeme!

spolupráce
Společné_foto_2.jpg

Abychom to shrnuli…

 

Pro MoroSystems jsme:

  • implementovali Business Central pro tři účetní jednotky,

  • v něm vyvinuli HR modul s integrovaným DocuSign pro personalisty,

  • propojili jej s OCR systémem Continia pro vytěžování faktur,

  • vytvořili CRM systém pro Atlassian oddělení,

  • implementovali Power BI pro efektivnější reporting, budgeting a předpovědi.

​

A co říct na závěr? Nechali jsme to na Janu Rosenbergovi. Zeptali jsme se, jak by reagoval, kdyby mu někdo zavolal s dotazem na spokojenost, stejně jako on zavolal Gabriele Jakabové. „Řekl bych: Běžte do toho! A pak bych jim odvyprávěl celý příběh – jak s dobrými zkušenostmi, tak i s drobnými zádrhely, které jsme řešili,“ směje se Jan.

Business-Central.png

A jaký další krok bude  správný pro vás?

ZJISTĚTE VÍCE INFORMACÍ
bottom of page