„Kéž by to udělal někdo za mě…“ Automatizace v Business Centralu to zvládnou!

On Point Services
2 minutes ago
3 min read

Každá firma má své nenápadné „žrouty času“. Účetní se každý měsíc topí v bankovních výpisech. Manažeři v hromadě faktur čekajících na schválení. Obchodníci musí zákazníkům připomínat nezaplacené pohledávky. A skladníci stále dokola kontrolují, zda na regálech nechybí důležité položky. Na první pohled jsou to malé věci. Když se ale sečtou, vyjdou z nich desítky hodin práce měsíčně – a především zbytečné frustrace. Microsoft Dynamics 365 Business Central přináší do tohoto kolotoče řád. Ne tím, že by práci lidí úplně nahradil, ale tím, že jim uleví od všeho, co je mechanické a opakované. Z účetních nedělá roboty, ale umožní jim soustředit se na analýzy. Manažerům už nehrozí, že někde zapadne faktura, protože systém hlídá schvalování za ně. A nákupčí vědí, kdy a v jakém množství doplnit zásoby, aby byly optimální.

Poznejte Business Central

Čísla sedí, platby se párují

Jedním z nejviditelnějších přínosů automatizace je práce s bankovními výpisy. Ruční párování transakcí je činnost, kterou málokdo dělá rád. Je to monotónní, vyžaduje vysoké soustředění a je náchylné k chybám. Business Central tento proces přebírá – výpisy stáhne, spáruje je s doklady a účetnímu týmu předá hotovou práci. Pokud firma zpracovává kolem stovky transakcí denně, znamená to úsporu až dvanácti hodin měsíčně. Ještě důležitější ale je, že čísla v systému jsou spolehlivá a že vedení pracuje s jistotou, že výsledky v reportech odpovídají realitě. Místo kontrolování se tak můžete soustředit na interpretaci dat a doporučení pro vedení.

Nepříjemné uhánění dlužníků už není na vás

Faktury po splatnosti nejsou jen nepříjemnost – je to problém, který negativně ovlivňuje cash flow a ohrožuje finanční stabilitu. V řadě firem musí někdo trávit čas hlídáním splatností a připomínáním dlužníkům, aby zaplatili. Business Central umí tento úkol zvládnout automaticky. Podle nastavených pravidel odešle zákazníkovi připomínku ve správný okamžik a vhodnou formou (e-mailem nebo SMS). Díky tomu se snižuje objem pohledávek po splatnosti i napětí mezi obchodním a účetním oddělením. Účetní nejsou v roli „zlých policajtů“, obchodníci si udržují dobré vztahy se zákazníky a vedení má jistotu, že peníze přijdou včas.

Statistiky ukazují, že dobře nastavené upomínky dokážou snížit dluhy po splatnosti až o třetinu. To už je výsledek, který má přímý dopad nejen v datech, ale i na psychickou pohodu lidí ve firmě.

Už nemusíte urgovat, aby to kolega schválil

Velkou úlevu přináší i digitalizace schvalovacích procesů. Větší firma je složitý organismus, kde se o každém nákupu rozhoduje na několika úrovních. Když ale faktura zůstane zapomenutá na stole jednoho manažera, brzdí to celý proces. Schvalovací workflow v Business Centralu tento problém eliminuje. Jakmile se do systému zadá požadavek nebo faktura, systém dokument automaticky pošle příslušné osobě a hlídá, aby schvalování proběhlo rychle a hlavně zavčas.

Výsledkem je přehlednost, rychlost a také vyšší jistota, že peníze odcházejí jen tam, kde je to opravdu nutné. Firmy, které takový systém zavedly, hlásí zrychlení procesu o polovinu a významné snížení rizika neoprávněných výdajů.

Zboží máte skladem, když ho vaši zákazníci chtějí

Podobný efekt má automatizace i ve skladu. Zásoby jsou pro mnoho firem oblastí, která spolkne velkou část kapitálu. Příliš vysoký stav váže peníze a stojí na skladovacích nákladech, příliš nízký zase znamená nespokojené zákazníky a ohroženou výrobu.

Business Central dokáže sledovat pohyb zboží, analyzovat historická data a doporučit, kdy a co doplnit. Systém se tak stává provozním, který myslí dopředu – minimalizuje přebytky a zabraňuje výpadkům. Firmy tak dokážou snížit náklady na skladování o deset až dvacet procent, aniž by ohrozily dostupnost zboží.

Dokumenty, které se přečtou a odešlou samy

Významným pomocníkem je také technologie OCR. Faktury a jiné nákupní dokumenty se už nemusí zadávat ručně, systém je sám naskenuje a údaje přenese přímo do Business Centralu. Manuální přepisování odpadá, a s ním i riziko chyb.

Automatizace ale nekončí uvnitř firmy. Business Central se propojí i s externími partnery a zajistí, že dokumenty a data proudí hladce a bez zbytečných prodlev:

Integrace pomocí EDI – objednávky, faktury a další doklady se mezi firmami vyměňují automaticky. Zpracování se zrychlí o desítky hodin a partneři vnímají firmu jako spolehlivého hráče.
Opakovaná fakturace – ideální pro firmy s předplatným. Faktury se generují pravidelně a včas, administrativa mizí a cash flow je stabilnější.
Import dat z Excelu nebo API – žádné ruční přepisování tabulek. Data se do systému dostanou rychle a bez chyb.
Integrace s Power Automate – dokumenty lze schvalovat přímo z e-mailu nebo Microsoft Teams, tedy tam, kde lidé pracují každý den.

Dobré vztahy díky automatizaci

Čas a peníze se dají snadno spočítat. Ale to, co automatizace v Business Centralu přináší navíc, se vyčísluje stěží – jistota, že procesy běží správně, a atmosféra, ve které lidé pracují s klidem a důvěrou v tým. Když se rutinní úkoly vyřeší samy, mizí napětí i obavy, že někdo něco zapomene nebo udělá chybu. Automatizace podporuje spolupráci, protože kolegové se nehádají nad drobnostmi a naopak hledají společná řešení. A dává prostor pro kreativitu a inovace, které se v prostředí zahlceném rutinními povinnostmi rodí jen těžko.