Když chce znát výsledky práce svých podřízených, stav projektu nebo cash flow za uplynulé období, musí absolvovat 20 telefonátů nebo rozesílat žádosti o příslušné přehledy. Než má dostatek podkladů pro důležité rozhodnutí, mnohdy tak uteče spousta vzácného času. Práce ředitele zkrátka není bez ERP systému snadná. Možná i na vaší vizitce stojí CAO, COO nebo dokonce CEO a jste v podobné situaci. Máme dobrou zprávu – jde to i jinak!
V nové sérii článku si postupně ukážeme, jak Microsoft Dynamics 365 Business Central vychází vstříc potřebám různých rolí ve společnosti. A jakou jinou rolí začít, než tou, která stojí nejvýše – ředitelskou.
Opona nahoru! Představujeme Centrum rolí
Za vším stojí Centrum rolí Business Centralu. Díky němu si navolíte příslušnou roli, kterou ve společnosti zastáváte, a systém vám rovnou nabídne takovou skladbu domovské stránky, která pro vás může být relevantní. Nic ale není vytesáno do kamene – v On Pointu vám rádi nachystáme domovské stránky pro každou uživatelskou roli personalizovaně. Navíc si jednotlivé prvky kdykoli přeskládáte nebo skryjete podle aktuální potřeby.
Jaké přehledy nabízí ředitelská domovská stránka?
To záleží na tom, co potřebujete sledovat. I ředitelských rolí je celá řada. Obecně řečeno, na jednom místě dostanete data, která vám dají komplexní obrázek o dění ve vaší společnosti nebo divizi. Tedy ta nejzásadnější data, která budou do systému průběžně vkládat vaši podřízení – všechna vždy aktuální a v reálném čase. Business Central totiž funguje online. Z každého čísla a informace v přehledu se jediným kliknutím dostanete do detailu a zjistíte plný kontext.
Business Central ale nabízí i pohled do minulosti a budoucnosti. Snadno porovnáte, jak se společnosti vedlo minulý rok a jak dnes, a zobrazíte i odhady pro následující období – například predikce celkového cash flow či výdajů. Čím více dat systém zná z minulosti, tím přesnější predikce jsou.
Pojďme si ale říct i pár konkrétnějších příkladů, co můžete sledovat.
Finanční ředitel
Jako finanční ředitel potřebujete vědět, jak si firma vede a do čeho můžete investovat. Jistě vás tak zajímá cash flow, počty pohledávek a závazků či stav nastaveného rozpočtu. Systém vás upozorní na jeho překročení, ale třeba i na nedbalé zákazníky, které je potřeba popohnat s proplacením faktury. Uvidíte svým kolegům pod ruce a můžete sledovat počty správně zadaných faktur i faktury s chybami, kvůli kterým je třeba vystavit dobropisy. Snadno také zjistíte, jestli kolegové pravidelně stahují bankovní výpisy a účtují je proti fakturám.
Administrativní a obchodní ředitel
Jako CAO jistě oceníte možnost sledovat v systému výkazy práce, absence a jejich důvody i pracovní neschopnosti. Obchodního ředitele zase chytnou za oko počty schůzek obchodníků – kolik z nich bylo úspěšných a které se nevydařily a proč. Snadno zjistíte, které zboží jde na dračku a jaké naopak dlouhé měsíce leží na skladě. A když chcete ocenit nejlépe prodávajícího obchodníka v týmu? Není problém – systém zaznamenává kódy obchodníků u jednotlivých faktur.
Provozní a výrobní ředitel
S Business Centralem jsou inventury hračka. Vždy budete přesně vědět, kolik jakého zboží máte na skladě a co je třeba doobjednat. Můžete sledovat stav projektu a hlídat, jestli je správně nastavený. Snadno ověříte, jestli máte dostatek řidičů. A když se nějaké zboží ztratí na cestě? Dostanete upozornění.
Pokud navíc vyrábíte zboží, budete mít nadhled nad celou výrobou a plánem zakázek. Během pár vteřin uvidíte, jestli držíte časový plán, nebo je třeba rychle zasáhnout.
Generální ředitel
S Business Centralem uvidíte celou společnost jako na dlani. Budete mít přehled o všech aspektech, které chcete sledovat – ať už to je cash flow, finanční výkonnost nebo seznam nejlepších zákazníků, kterým chcete poděkovat za přízeň.
Nejen sledování dat, ale i akce
Pokud se vám do této chvíle zdálo, že domovská stránka slouží jen k pasivnímu sledování důležitých dat, teď vás vyvedeme z omylu. Hned poté, co svůj Business Central otevřete, uvidíte na domovské stránce rychlé akce – tedy akce, které nejčastěji v systému provádíte a chcete je začít na jedno kliknutí. Například můžete vytvořit prodejní nabídku nebo vystavit fakturu. Samozřejmostí je i tvorba reportů.
Stejně tak se díky rychlým volbám pod navigací na jediné kliknutí dostanete do jednotlivých částí systému, které nejčastěji potřebujete. Například do seznamů Zákazníci, Dodavatelé nebo Zboží.
Chcete si ředitelskou domovskou stránku prohlédnout po jednotlivých prvcích? Pusťte si video v našem loňském článku, kde vás kolega provede základním nastavením pro roli Obchodní ředitel.
Jako ředitel využijete řadu modulů
ERP systém Business Central se skládá z modulů. Standardně je k dispozici 6 modulů Essentials a 2 moduly Premium, v On Pointu můžeme pro vaši společnost ale vyvinout i další modul na míru nebo upravit funkcionality podle potřeby.
Dle vaší konkrétní ředitelské role budete pravděpodobně pracovat s některými z modulů:
Správa financí
Prodej a marketing
Nakupování
Sklad
Projekty
Výroba
Základní informace o modulech se dočtete na naší produktové stránce Business Centralu.
Systém spolupracuje s dalšími programy a registry
Také je dobré zmínit, že Business Central v On Pointu snadno propojíme s programy, registry či aplikacemi, které často využíváte.
Integruje s bankami, tudíž nabízí automatické stahování výpisů, vytváření platebních příkazů, párování plateb s doklady či ověření statusu platby.
Z registrů můžeme uvést například ARES, ISIR, MVČR, Insolvenční rejstřík, Nespolehlivý plátce DPH a další.
Skvěle si rozumí i se CRM, systémy interního managementu (např. Jira) či mzdovými systémy (např. PAMICA).
Jistě oceníte i propojení s Jet Reports, které máme také v produktové nabídce.
Samozřejmostí je i možnost napojení Business Centralu na váš e-shop.
To je ale pouze pár příkladů. Rádi zařídíme integraci i s vašimi oblíbenými programy a aplikacemi.
A teď už pojďme k poslední otázce, která vám možná během čtení vytanula na mysli.
Uvidí někdo nepovolaný vaši domovskou stránku?
Kdepak! Do systému mohou přistupovat jen oprávnění uživatelé, a to pouze do těch částí, ke kterým dostanou přidělený přístup. I když je tak systém dostupný online – kdykoli a z jakéhokoli zařízení, je perfektně zabezpečený.
Data jsou navíc automaticky zálohována každých 10 minut.
Máte otázky? Ozvěte se
Lucie Odehnalová
Senior Consultant
Petr Kupka
Director
Autor článku: Lenka Kovářová