Business Central vyřeší upomínky za vás: Novinka, která pomůže vašemu cashflow

On Point Services
5 days ago
3 min read

Neuhrazené faktury mají jednu nepříjemnou vlastnost – samy se nepřipomenou a časem se rády hromadí. V praxi to často znamená, že někdo v účetnictví jednou týdně (nebo měsíčně) otevře seznam pohledávek, ručně vybere faktury po splatnosti, vytvoří upomínky a rozešle je e-mailem. Pokud na to zrovna není čas, upomínky se posunou. A vy čekáte na peníze na účtě a vaše cashflow dostává na frak.

Ale jak už to bývá, máme pro vás dobrou zprávu. V Microsoft Dynamics 365 Business Centralu si můžete nově celý proces zautomatizovat.

Proč potřebujete automatizaci?

Odbavování faktur po splatnosti není jen tak. Každý zákazník se řeší trochu jinak, texty upomínek nejsou jednotné a při ručním zpracování snadno vznikají chyby. Automatické upomínky tenhle problém řeší tím, že dodržují jasná pravidla a nechají systém dělat opakující se kroky za vás. Základem jsou kódy upomínek a jejich úrovně. Pro každý typ zákazníka si určíte, po kolika dnech po splatnosti má přijít první, druhá nebo třetí upomínka, zda se mají připočítávat úroky nebo poplatky a jaké částky vůbec má smysl řešit. Každá úroveň má vlastní text (úvodní i závěrečný) a můžete do něj vkládat dynamické hodnoty, například celkovou dlužnou částku nebo datum splatnosti. Upomínky tak nepůsobí genericky, ale pořád si drží jednotnou a profesionální formu.

Jak to funguje?

Také si sami určíte, jaké kroky má Business Central provést a v jakém pořadí. Typicky jde o tři navazující fáze:

Nejprve se upomínky vytvoří. Pomocí různých kódů lze zvolit odlišná pravidla upomínání pro každého zákazníka. Můžete zvolit, zda se mají brát jen faktury po splatnosti nebo všechny neuhrazené doklady. Pokud řešíte sporné případy, můžete zahrnout i položky označené jako „on hold“.
Poté se upomínky vydají, tedy účetně zaúčtují. V této fázi máte kontrolu nad daty – například nad tím, jestli se má datum splatnosti přepočítat podle dne vydání, aby vše sedělo účetně i procesně.
Nakonec se upomínky odešlou. Zvolíte, kolikrát se stejná upomínka může poslat, zda se přiloží faktury (jen po splatnosti, všechny, nebo žádné) a jestli se má odeslání evidovat jako interakce se zákazníkem. Odesílání probíhá e-mailem nebo se dokument vytiskne – podle toho, co máte ve firmě nastavené.

Důvěřuj, ale prověřuj

Automatizace běží přes frontu úloh, takže si sami určíte, kdy a jak často se má spouštět. Každá fáze může běžet ručně, ale typicky se nastavuje pravidelný režim, například jednou týdně. Pokud potřebujete větší přesnost, jde frekvenci ještě doladit na konkrétní dny. Důležité je, že systém si vede historii běhů automatizace. Vždy vidíte, kdy se spustila, co vytvořila a co odeslala.

A co když v některém kroku dojde k chybě? Můžete rozhodnout, jestli se má proces zastavit nebo pokračovat dál.

Jak začít?

Takže ve zkratce:

Začněte tím, že se podíváte na Podmínky upomínek, které už v Business Centralu máte.

→ Ověřte si, že odpovídají tomu, jak dnes se zákazníky mluvíte, jak rychle je upomínáte, jaký tón používáte a kde už dává smysl být důraznější.

→ Pak si vyberte jeden jednoduchý scénář, třeba běžné B2B zákazníky, a nastavte automatizaci tak, aby se upomínky jednou týdně samy vytvořily, vydaly a odešly e-mailem.

→ A jakmile získáte jistotu, že všechno funguje tak, jak má, můžete automatizaci bez obav rozšířit i na další zákazníky.