Když si otevřete slovník, pod pojmem „integrace“ vyhledáte význam „sjednocení, proces spojování ve vyšší celek“. A to vlastně poměrně hezky popisuje i naši situaci, kdy hovoříme o propojení dvou softwarů. V tomto článku vysvětlíme všechno, co je dobré vědět o integracích s ERP systémem. Povíme si, co můžou přinést, s jakými softwary se dá Business Central integrovat i jak to probíhá, a hlavně – kdy se to vyplatí dělat. Ano, jsou i případy, kdy je lepší ponechat oba softwary oddělené. Připraveni? Pusťme se do toho!
Cíl? Ať vše běží jak po drátkách
Obvykle chceme integrací dosáhnout hladce šlapajícího procesu. Propojujeme dvě strany, které mají za úkol perfektně spolu komunikovat podle definovaného schématu a pracovat jako celek efektivně. Výsledek pak přináší kýženou výhodu nebo kombinaci několik. Třeba:
uspořit čas,
zjednodušit proces a pracovat jen v jednom softwaru,
odstranit zbytečně duplicitní úkony,
automatizovat původně ruční práci,
zlepšit týmovou práci,
eliminovat chybovost.
ERP systém Microsoft Dynamics 365 Business Central je sám o sobě velice komplexní a zastoupí řadu systémů, které firmy mnohdy používají odděleně. Zvládá účetnictví, personalistiku, plánování projektů a rozpočtů, finanční reporting, ale třeba i řízení skladů nebo výroby. Dokonce i některé oblíbené intergace se už staly jeho součástí a získáte je s pořízením systému automaticky.
Každá společnost je ale specifická, má jiné zaměření a procesy a ERP systém nemusí některou její potřebu pokrývat. V takovém případě se obvykle tvoří integrace se softwarem třetích stran, který je úzce specializovaný a tuto potřebu řeší.
Kolik jich tak běžně bývá, ptáte se? To se u každého zákazníka liší. Ale obecně se dá říct, že v řádu nižších jednotek.
Integrujeme aplikace, programy, e-shopy…
Business Central je hodně flexibilní a přátelský ERP systém a rád si podá ruku snad s každým softwarem třetích stran. Tedy s naší malou pomocí. Může jít o banku, váš e-shop, oblíbenou aplikaci či program nebo třeba registr.
Některé integrace je třeba vytvořit, některé ale ne. Vždy platí některá z těchto situací:
1. Je už součástí Business Centralu: Hotovou integraci získáte přímo se systémem – už k němu patří jako přišitá. To už jsme zmínili. Patří sem třeba Office 365, Making Tax Digital, ARES, VIES, Nespolehlivý plátce DPH nebo základní verze OCR. Kdybychom vám měli popisovat jejich přínosy, vydalo by to na román. Ale představte si aspoň příklad skvělé spolupráce Business Centralu s Outlookem. Přímo z nového okna e-mailu zaúčtujete a odešlete fakturu, uložíte si kontakty do ERP systému nebo vytvoříte objednávku – vůbec přitom nemusíte otevírat Business Central a vše se do něj propisuje. Šikovné, že? Třeba pro obchodníky. Mrkněte na ukázku:
Rádi vám ukážeme, cokoli jiného vás bude zajímat – osobně nebo přes online hovor. Stačí napsat na info@onpointserv.com.
2. Už ji někdo vytvořil a je z ní standardizované řešení:
S některými systémy už propojení vzniklo, je skvěle vyladěné, zdokumentované a dokonce se z něj stalo standardizované a dobře přenosné řešení. Obě strany se průběžně starají o aktualizace a zajišťují, aby propojení dobře fungovalo i do budoucna. To je naprosto ideální scénář.
Sem samozřejmě patří i integrace, které jsme vytvořili v On Pointu a dokážeme vám je upravit na míru. Třeba integraci se Citibank, s Pamicou či Payroll – a dalšími mrzdovými systémy.
3. Vytvoříme ji na míru: Integrace zatím neexistuje nebo není v podobě standardizovaného řešení dostupná. Takže vám ji vytvoříme na míru.
Kdy se vyplatí integraci tvořit? A jak propracovanou?
Pojďme se teď bavit o třetím zmíněném případu, tedy o integracích na míru. Dobrý poskytovatel vás nebude k tvorbě integrace přesvědčovat za každou cenu. Nejprve by měl vyhodnotit, jestli se vám vůbec vyplatí systémy propojovat. Vždy se dá podle určených proměnných vyčíslit, jaký z toho vzejde přínos.
A to není jediná věc, kterou je třeba rozhodnout a propočítat, protože…
Integrace se dá propracovat do různé míry
Jednosměrná manuální integrace – nejjednodušší a nejlevnější integrace. Princip? Vyexportujete data z jednoho systému a s integrací je dokážete naimportovat do ERP systému. Výhodou je, že tento styl integrace je v Business Centralu řešený standardním nástrojem a není třeba nic programovat. Import i export je tedy hotový raz dva.
Jednosměrná automatická integrace – funguje na stejném principu jako první případ, zde je ale proces automatizovaný a integrace udělá celou práci za vás. Takže ráno vstanete a data už na vás čekají naimportovaná. Tím pádem nemusíte první systém vůbec otevírat, stačí jít rovnou do Business Centralu.
Obousměrná automatická integrace – ta je na místě, pokud je třeba, aby spolu oba systémy komunikovaly a vzájemně reagovaly na určitou akci. Proces může mít i více fází, které se dají automatizovat. Příklad? Třeba integrace se CRM. Uživatelé CRM odesílají požadavky a zpět dostávají PDF dokumenty s fakturami.
Co když se rozhodnete třeba pro jednosměrnou automatickou integraci a po pár měsících zjistíte, že potřebujete obousměrnou? Nebo že chcete automatizovat další nový krok procesu? To je úplně v pořádku a běžně se to stává. Proto se integrace vyvíjí agilně a podle potřeb společnosti se dají upravovat a nabalovat další a další kroky.
Stává se ale i to, že vám integraci vůbec nedoporučíme.
Integraci je lepší pořádně zvážit, když…
daný systém podléhá zákonným změnám v rámci různých států – pokud systém používáte ve více zemích a musí reagovat na lokální změny v legislativě, mohou být tvorba integrace i její aktualizace náročné.
daný systém pracuje s citlivými daty – vždy je třeba zvážit, jestli přínosy integrace stojí za investovaný čas a peníze. Bude totiž potřeba zpracovat strukturu zodpovědnosti a určit, kdo má mít ke kterým datům přístup, nadefinovat uživatelům přístupová práva apod. Proto například integraci mzdového systému je dobré vždy důkladně probrat a analyzovat klady a zápory pro danou firmu.
Jak integrujeme v On Pointu?
Mapujeme proces. Než se pustíme do práce, spolu s vámi se zamyslíme nad tím, jaký proces chceme integrací vylepšit. Půjdeme krok po kroku a prozkoumáme, kde dochází k zádrhelům, chybám nebo třeba duplicitní práci. Ty totiž do nového procesu zahrnout nechceme. Cílem této fáze je shodnout se na tom, jak má proces ideálně vypadat.
Propočítáme to. Jak jsme už zmínili, přínos integrace se obvykle dá vyčíslit. Zjistíme tak, jestli se vám vyplatí do ní investovat nebo ne.
Navrhujeme řešení. Zde můžou nastat v podstatě tři scénáře. Zjistíme, že:
situace jde vyřešit jinak než integrací, například přímo v Business Centralu. Externí software pak můžete úplně přestat používat.
integrace by se nevyplatila a bude lepší držet oba systémy odděleně. Obvykle jde ale alespoň částečně optimalizovat proces.
Zjistíme, že integrace dává smysl a vyplatí se. V tom případě přichází na řadu techničtější diskuze a zapojují se implementační týmy.
Vyvíjíme. Vývoj probíhá agilně, krok po kroku, a každá část i její případné úpravy se testují.
Průběžně školíme a píšeme dokumentaci. Samozřejmě záleží na rozsahu integrace. Pokud jde o složitou integraci, která se postupně vyvíjí a zdokonaluje, průběžně školíme a píšeme dokumentaci po dokončení jednotlivých funkčních celků.
Máte dotazy? Nebo zájem o systém?
Ozvěte se nám:
Petr Kupka
Director
Autoři článku: Lucie Odehnalová, Lenka Kovářová
Comments