„Práce s pěti lokálními systémy byla složitá“

 

Psal se podzim roku 2019 a my dorazili na první schůzku s vedením Kentico. Bavili jsme se o jejich situaci, procesech a dali dohromady seznam jejich zásadních potřeb:

​

• Každá z našich poboček používá jiný, lokální systém. Rádi bychom to sjednotili.

• Chceme jednoho poskytovatele pro všechny pobočky, který má zkušenost s implementacemi v ČR i zahraničí.

• Rádi bychom nový ERP systém propojili s naším CRM systémem.

• Naše pobočky spolupracují s různými bankami. Spolu se zavedením ERP systému chceme vybrat jednu banku a tu s ním propojit.

• Potřebujeme optimalizovat reporting.
   

První bod byl nejdůležitější. „Každá pobočka využívala lokální účetní systém a data nebyla v jednotném formátu. Dávali jsme je dohromady pomocí Excelu a pak migrovali do datového skladu. Z něj jsme pak tvořili reporty. Nevýhod bylo víc. Celková roztříštěnost, zdlouhavé a nejednotné procesy, poměrně vysoká chybovost, náročná kontrola, jestli je vše správně zaúčtováno a zavedeno do systému,“ vyjmenovává Gabriela Jakabová.

​

Probrali jsme také konkrétní přínosy, které jim Business Central může přinést. O konkurenčních produktech už měli nasbírané informace i zkušenosti ze schůzek s dodavateli. „Používáme další produkty od Microsoftu, včetně CRM systému, proto byl Business Central od začátku jednou z možností. Po porovnání s konkurencí nám připadal méně robustní, přehlednější a méně náročný na implementaci. Už v základu je poměrně dobře řešený,“ říká Gabriela.

​

​

„Implementace je jako rekonstrukce domu – náročná, ale stojí za to“

 

Tak jako řada jiných firem, i Kentico se k zavedení ERP systému dlouho odhodlávalo. Proč? „Implementace je velký projekt, třeba jako rekonstrukce domu. Chcete mít vše nové a pěkné, ale představa té rozbořené fáze, investovaného času a práce je odrazující,“ vysvětluje Gabriela.

​

To ale nebyla jediná obava. V Kentico jsou vždy na prvním místě zaměstnanci. Pro vedení tak bylo zásadní, aby se změnou souhlasili, dokázali ji přijmout a se systémem se dobře sžili.

​

Jak jsme si s tím v On Pointu poradili?

​

​

„Do roka a do dne…“

 

Základním stavebním kamenem každé úspěšné implementace je poctivý projektový plán. Rozvrhli jsme si podrobnou časovou osu, jak budeme u jednotlivých poboček postupovat. Česká republika logicky hrála prim, následovaly Anglie a Nizozemí a v poslední vlně jsme implementovali v Americe, Austrálii a Německu.

​

Během jednoho kalendářního roku byl Business Central spustěn ve všech zemích, k tomu skvěle šlapala rozsáhlá integrace se Citibank i s firemním CRM.

Při otázce, jak celou implementaci hodnotí, odpověděli Gabriela i náš ředitel Petr stejně: „Kladně!“

​

A jak jsme zajistili, aby se Kentico se systémem co nejlépe sžilo? Kromě série školení jsme posadili přímo do Kentico týmu naši konzultantku Lucii, která mu byla v prvních týdnech oporou a na místě řešila všechny nejasnosti. „Nejvíc pomohlo, že jste nás neškolili zbytečně brzo předem a že tu s námi byla Lucka a nemuseli jsme nahánět někoho přes chat nebo telefon.“

​

„Ve finále myslím, že s vámi celý proces bolel méně, než by bolel s jiným dodavatelem, a projekt byl ve výsledku úspěšný,“ shrnuje Gabriela.