Možná ve vaší výrobní firmě zajišťuje dodávky materiálu či polotovarů. Nebo objednává stroje a zboží. Možná ale nevyrábíte nic a soustředí se na výběr poskytovatelů služeb. Ať už je pracovní náplň vašeho nákupčího jakákoli, ERP systém mu každodenní činnosti významně usnadní. Jak? To se dozvíte na následujících řádcích.
Jak Business Central usnadňuje nákupčímu život?
Úkol nákupčí či nákupčího je jasný – zajistit od dodavatelů zboží, polotovary či služby v požadované kvalitě a za co nejvýhodnější cenu. Na tom, za kolik nakoupí, závisí konečná ziskovost zakázek. Proto potřebuje mít detailní přehled o každém dodavateli, o historii dodávek, cenách a možných slevách… a získané vědomosti si hýčkat.
Pokud ve firmě chybí ERP systém, takovéto cenné a obsáhlé know-how bývá náročné předat dalším osobám. V lepším případě jsou informace alespoň v základu zpracované mimo ERP systém, v tom horším je nosí nákupčí v hlavě a s jeho odchodem z firmy se ztrácí.
Dalším častým problémem je chybějící systematický schvalovací proces. Schvalování objednávek typicky probíhá ústně, e-mailem nebo také vůbec. To pak bývá problém především u velkých firem, kde má pravomoc k nákupům více osob. Schválně – vzpomenete si, kdy se u vás naposledy rozjela velká pátrací akce kvůli příchozí faktuře, o které nikdo nic nevěděl?
To vše vyřeší podnikový informační systém. V kostce řečeno, umožňuje nákupčím vytvářet detailní databázi všech kontaktů, které k práci potřebují. Zaznamenají si u nich všechny osobní, fakturační, finanční i další informace. Systém jim pomůže veškerou práci efektivně zprocesovat a propojit s činností dalších kolegů, třeba plánovačů, obchodníků a účetních. A také dá rychlý přehled důležitých čísel a statistik – podobně jako u ředitelů, skladníků a obchodníků, o kterých jsme si už povídali dříve.
Jaké funkce byste mohli ocenit?
1. Máte přesný přehled o finančních i jiných podmínkách
Dynamics Business Central vám umožní evidovat všechny nákupy, slevy i skonta u každého dodavatele a sledovat vývoj cen za zadaná období. Díky vestavěnému CRM si můžete zaznamenat, jaké platební podmínky máte dlouhodobě nastavené, jaký je typ vašeho smluvního vztahu, jestli máte dohodnutý rabat… ale i to, jaká je s dodavatelem domluva a zda vám vychází vstříc. Snadno tak vyhodnotíte, jaké spolupráce má smysl udržovat do budoucna, a máte podklady pro aktivní vyjednávání.
2. Nakupujete snadno a rychle
Ve spolupráci s plánovačem určíte, po kolika kusech a jak často máte u daných dodavatelů nakupovat. Nastavíte číslo dodavatele, cenu za kus, minimální počet kusů, parametry i kategorii zboží. Můžete do systému importovat i dodavatelský ceník a evidovat vlastní i dodavatelská čísla zboží. Na kartě zboží snadno nastavíte hlavního dodavatele. Vašim účetním zase pomůže prioritizace dodavatelů – tedy informace, kteří z nich mají dostat prioritně zaplaceno, aby nedošlo k zastavení dodávek.
3. Znáte spolehlivost dodavatelů
Zapisujte si do Business Centralu u jednotlivých zásilek požadovaný termín dodání a pro srovnání vždy přidejte údaj, kdy je dodavatel reálně dodal. Díky tomu vám systém umožní dělat analýzy průměrné dodací doby a vyhodnotit, na které dodavatele se můžete spolehnout.
4. Sledujete saldo
Je některý dodavatel zároveň vaším zákazníkem? Sledujte dlužné částky na obou stranách. Díky přehledu aktuálního salda získáte pevnější půdu pod nohama pro případné vyjednávání.
5. Reagujete včas a platíte méně
Máte s dodavatelem dohodnuté skonto? Zadejte podmínky do Business Centralu. Jakmile přijde faktura a účetní ji zadá do systému, jednoduše zjistíte, do jakého termínu je třeba zaplatit pro získání slevy.
6. Víte, komu kdy zavolat
U každé firmy si v kartách kontaktů dodavatele uložíte kontakty na potřebná oddělení. Připíšete si libovolné poznámky. Například kdo má jakou vyjednávací pozici, s kým se ve firmě nejlépe jedná a jaké procesy máte s danou osobou nastavené – třeba jak má vypadat objednávka, kdy a kam ji máte poslat atd. Proč tolik informací držet v hlavě nebo pokaždé listovat v papírech, že?
A mnoho dalšího. Funkcí je k dispozici nepřeberné množství. A pokud nějaká chybí nebo je nastavená jinak, než potřebujete, v On Pointu rádi zařídíme přizpůsobení na míru.
Jaké přehledy nabízí domovská stránka?
Podobně jako u funkcí ERP systému, také domovskou stránku si můžete namyslet podle svého. Centrum rolí Business Centralu má pro nákupčího připravenou základní šablonu úvodní obrazovky – tu si můžete libovolně přeskládat nebo podle vašeho zadání přidáme či vyměníme jednotlivé části.
V základním nastavení najdete například:
zásoby kritického zboží,
saldo hlavních dodavatelů, které máte na starosti,
stav objednávek – např. otevřené, v jednání, schválené, čekající na příjem,
nákupní vratky,
stavy faktur,
hromadné (rámcové) objednávky,
nákupní dobropisy,
montážní zakázky,
sešity požadavků a sešity subdodavatelů,
sestavy nejlepších dodavatelů,
rychlé přehledy, jaké typy zboží jste nakoupili od jednotlivých dodavatelů,
evidenci nákupních cen a slev,
evidenci dodavatelů u zboží,
nastavení katalogu zboží
… a tak dále. Kromě domovské stránky může nákupčí pracovat s řadou modulů Business Centralu. To by ale bylo na dlouhé vyprávění a vydalo by na další článek.
Integrace? Ale jistě!
V On Pointu dokážeme zařídit propojení Business Centralu s prakticky jakýmkoli softwarem třetích stran. Samozřejmostí je jeho spolupráce s dalšími produkty Microsoftu, jako je MS Office nebo CRM.
Velmi užitečná je integrace s MS Outlook – díky ní zvládnete spoustu práce přímo ze svého e-mailu a bez nutnosti přihlašovat se do ERP systému. Určitě oceníte také propojení s různými elektronickými systémy pro objednávky.
Chcete vědět víc?
Pověděli jsme si základy a pár příkladů. Podrobnosti by byly na delší povídání. Rádi se do něj pustíme osobně a s ohledem na vaši konkrétní situaci. Chcete? Ozvěte se nám.
Lucie Odehnalová
Senior Consultant
Petr Kupka
Director
Autoři článku: Lucie Odehnalová, Lenka Kovářová