Právě zaklaply dveře za vaším obchodníkem, který se po letech rozhodl změnit práci. Spolu s ním ale bohužel odchází i cenné kontakty a know-how o zákaznících, které jen tak nenahradíte. Byli jste někdy v téhle situaci? Nebo se jí obáváte? Dnes si ukážeme, jak vám ERP systém pomůže takovým ztrátám předcházet, ale i to, jak významně usnadní každodenní práci vašim obchodníkům a marketingovým specialistům.
V předchozích článcích jste se dozvěděli, jaké funkce a nastavení domovské stránky pomáhá při práci vedoucím skladu a ředitelům společností a divizí. Tentokrát se zaměříme na obchodnické role. V ERP systému Business Central může pracovat celý tým, proto Centrum rolí nabízí rovnou několik předpřipravených domovských stránek a řadu funkcí. Můžete si zvolit například role Manažer prodeje a vztahů, Zpracovatel prodejních objednávek nebo Obchodní ředitel. Pokaždé je přitom možné vše přizpůsobit na míru – v On Pointu se o to rádi postaráme.
Jak Business Central usnadňuje obchodníkům život?
Dynamics Business Central funguje jako cenná databáze znalostí o každém zákazníkovi. Zároveň pomáhá s plánováním aktivit, ale i vyhodnocováním obchodních příležitostí. Obchodním ředitelům navíc dává do ruky průběžné vyhodnocení, kterým podřízeným se daří lépe a kterým hůře – díky tomu snadno přerozdělí úkoly nebo svěří péči o nejnáročnější klienty svým nejlepším obchodníkům.
Pojďme si vše rozebrat v jednotlivých bodech a s pár konkrétními příklady.
Jaké funkce byste mohli ocenit?
1. Máte detailní databázi informací o každém zákazníkovi
Každý zákazník má v systému vlastní kartu. Zde sdružujete všechny informace o něm. Od adresy a fakturačních údajů přes zásadní finanční data až po poznámky, které víno rád pije nebo jaká je jeho oblíbená restaurace. Vidíte, jak vypadá, kolik je mu let i jestli je správně ošetřeno GDPR.
Během vteřiny najdete třeba také:
seznam kontaktů, kterým můžete v dané firmě zavolat,
celkový prodejní obrat za fiskální rok,
svůj zisk za určité období,
parametry k Intrastatu,
částku, kterou vám tato společnost dluží
… a tak dál. Na každou schůzku i vyjednávání jste tak perfektně připraveni a máte vždy aktuální informace.
2. Plánujete si úkoly a akce
SCHŮZKY, HOVORY
„Pan Novák bývá každý pátek v kanceláři do šesti do večera a nejlepší je zavolat mu mezi třetí a čtvrtou, pak dělá uzávěrku a nechce, aby ho někdo rušil. Jak to ale bylo ve čtvrtky?“
Nemusíte zdlouhavě listovat diářem nebo takovéto užitečné informace lovit v paměti. Zadejte data do Business Centralu a kdykoli se k nim vraťte nebo je předejte kolegům. Pak snadno nastavíte své úlohy – třeba schůzku s klientem nebo telefonní hovor v čase, který mu obvykle vyhovuje. Úlohy se dají zadat pro jednoho zákazníka, ale i pro celý segment. A také prioritizovat.
Mimochodem, můžete nastavit i parametry schůzky. Kde a kdy proběhne, kdo se jí zúčastní, jaký bude program… A rovnou všem účastníkům pošlete pozvánku na e-mail – Business Central je totiž propojený s Microsoft Outlookem. Stačí pár kliknutí! Schůzku máte samozřejmě možnost naplánovat jednorázově i periodicky.
KAMPANĚ
Systém vám pomůže i s vašimi kampaněmi. Zákazníky si snadno rozdělíte do segmentů, třeba podle ceníku, který pro ně platí. Nastavíte si pravidla pro přidělování slev a akcí. A pak je už tvorba kampaní hračka. Vždy zadáte začátek, konec, vyberete dané segmenty zákazníků nebo konkrétní zboží a nastavíte veškeré další potřebné parametry… můžete využít i workflow a přidat krok ke schválení kampaně či slevy od nadřízeného. A až bude hotovo, s pomocí systému vyhodnotíte i úspěšnost kampaně.
DOTAZNÍKY
Spolupráce s klientem už šlape jako hodinky a vás zajímá zpětná vazba? Z Business Centralu pošlete i dotazník spokojenosti – nebo jakýkoli jiný typ dotazníku.
3. Sledujete interakce a příležitosti
U každého zákazníka nebo segmentu můžete definovat prodejní cyklus. Tedy říct systému, jakými fázemi běžně obchod prochází a jak dlouho každá z nich trvá – třeba fáze vyjednávání nebo schvalování. To vám pomůže mimo jiné při tvorbě kampaní a nabídek.
Kromě těch právě aktivních vidíte i všechny předchozí nabídky. Od vás i od vašich kolegů. Máte zaznamenanou reakci klienta na ně. Díky tomu vám systém nabídne jednoduché statistiky a predikce – vidíte předpokládané příležitosti, potenciální hodnotu obchodu i procentuální šanci na úspěch.
Jaké přehledy nabízí domovská stránka?
To záleží na vás. Vliv má role, kterou si v ERP systému zvolíte, ale i zadání na úpravy, které nám dáte. Povíme si zatím pár příkladů, co najdete v základním nastavení.
Obchodní ředitel může sledovat:
kteří zákazníci jsou nejvýznamnější,
pohledávky a jejich stáří,
nákupní a prodejní faktury v aktuálním měsíci,
průměrnou dobu inkasa,
stav na důležitých bankovních účtech,
obchodní příležitosti a jejich stav
… a mnoho dalšího.
Manažer prodeje a vztahů může sledovat:
počty příležitostí pro jednotlivé obchodníky,
zobrazení příležitostí podle prodejního cyklu – kolik jich je na začátku, kolik naopak před podpisem smlouvy,
nejúspěšnější příležitosti,
platné, otevřené a uzavřené příležitosti,
aktivní kampaně,
počty osob v portfoliu kontaktů,
počet otevřených prodejních objednávek,
rozpočty
… a tak dále. Řadu důležitých informací má obchodník i ve své kartě prodejce. Třeba do kterého týmu je zařazený, jaké kampaně a zákaznické segmenty má přiřazené nebo jaká provizní procenta dostane z tržeb.
Pracovní svět obchodníků se ale zdaleka neomezuje jen na jejich domovskou stránku a kartu prodejce. Aktivně pracují prakticky se všemi moduly ERP systému. Primárně je to Prodej a marketing, s ním ale souvisí řada dat v dalších modulech. Rádi vás jimi provedeme osobně.
Integrace? Ale jistě!
V On Pointu dokážeme zařídit propojení Business Centralu s prakticky jakýmkoli softwarem třetích stran. Samozřejmostí je jeho spolupráce s dalšími produkty Microsoftu, jako je MS Office nebo CRM.
Velmi užitečná je integrace s MS Outlook – díky ní zvládnete spoustu práce přímo ze svého e-mailu. Třeba vytvoříte nabídku, zpracujete platby nebo na první pohled uvidíte dlužné částky zákazníka, obrat i počty vystavených faktur, objednávek a nabídek. Tím pádem se kvůli těmto informacím a akcím vůbec nemusíte přihlašovat do ERP systému.
Zajímavá pro vás může být také integrace s Power BI nebo Jet Reports… Možnosti jsou široké. Stačí, když nám povíte, které aplikace a programy jsou pro vaši práci důležité.
Chcete vědět víc?
Pověděli jsme si základy a pár příkladů. Podrobnosti by byly na delší povídání. Rádi se do něj pustíme osobně a s ohledem na vaši konkrétní situaci. Chcete? Ozvěte se nám.
Lucie Odehnalová
Senior Consultant
Petr Kupka
Director
Autoři článku: Lucie Odehnalová, Lenka Kovářová